2022/10/12
議事録を要約する際には、以下のポイントに注意することが重要です。
1. 重要なポイントの抽出
議事録から重要な情報を選び出すことが必要です。これには、決定事項、合意点、行動計画、重要な議論や意見などが含まれます。
反対を言えば（こちらのほうが分かりやすいかも）重要でない情報は削除対象にすることです。ただし、重要な情報は分かりやすいですが、重要でない情報は分かりにくいため、注意が必要です。
2. 客観性の保持
要約はできる限り客観的であるべきです。個人的な意見や解釈を加えないように注意し、事実に基づいた報告を行います。
「できる限り客観的であるべき」というのがポイントで、実際問題、表現のちょっとした違いで、意味は変わらなくてもニュアンスは変わります。これはある程度致し方ない事かなと思いますが、その会議や委員会の当事者でない第三者（たとえば当社）が作成することで、少なくとも当事者が要約するよりは客観性が保たれます。
3. 簡潔さ
要約の目的は、読者が議事録の主要な内容を短時間で理解できるようにすることです。1と少し重複しますが、不必要な詳細は省略し、コンパクトに情報を伝えます。
4. 明確さ
用語や表現は明確でわかりやすいものを選びます。専門用語や略語を使用する場合は、その意味を明記することが望ましいです。教科書的に言えばそのとおりですが、たいてい、会議や委員会では第三者に分からないほど省略した言い方があるわけではありませんし、専門用語と言っても、まったくその領域に明るくない人向けにまでかみ砕く必要もありませんので、あまり意識しすぎなくても良いようにも思います。
5. 構成の整理
要約は論理的でわかりやすい構成であることが重要です。時間の流れに沿ったり、話題ごとに区切ったりして、情報を整理します。
6. レビューと確認
（ものすごくコンパクトに要約した場合）、要約を完成させた後、誤解を招く表現や誤った情報がないか確認します。可能であれば、他者にもレビューを依頼すると良いでしょう。
これらのポイントを念頭に置くことで、効果的かつ正確な議事録の要約を作成することができます。
と、言葉で説明するとこういうことですが、会議や委員会の性格にもよりますが、人は思っている以上にフレキシブルに発言しますので、上記を網羅しようと思うと、かなりしんどいと言いますか、一定程度以上の原稿作成能力がないと難しいのかなと思います。
そこで、
と、ここで急に宣伝ぽくなるのが野暮ですが、しかし、宣伝ですので、お伝えさせていただきますと、
当社で高い水準の要約をご対応させていただきます。
順番としては、テープ起こしで発言通りの議事録作成、その後の要約 です。
テープ起こしに優位性を持っている当社ですが、要約などの原稿作成はもっと優位性を持っていますので、ご希望の方はいつでもご連絡ください。
